Politique de confidentialité

Traitement des données à caractère personnel par Covivio

Nous avons le plaisir de vous accueillir sur l’espace dédié à notre politique en matière de traitement des données personnelles (ci-après la « Politique de confidentialité »).

Vous trouverez ci-après les informations générales relative au traitement de vos Données à caractère personnel par le Groupe Covivio « Politique Générale » (A) ainsi que les informations relatives auxdites données traitées du fait de votre navigation sur le présent site internet « Politique Spécifique » (B).

Les données personnelles désignent toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après les « Données à caractère personnel » ou les « Données »).

A. Politique Générale

Que vous soyez client, partenaire, fournisseur, actionnaire ou plus généralement contact du Groupe Covivio, nous vous recommandons de lire attentivement notre Politique car elle contient des informations importantes sur vos Données à caractère personnel notamment sur leur utilisation, sur les finalités poursuivies ainsi que les droits et moyens d’actions dont vous disposez. Si l’une d’entre elles venait à manquer, n’hésitez pas à contacter notre Data Protection Officer (le « DPO ») à l’adresse suivante : dpo@covivio.fr.

Qui est le responsable du traitement ?

Le responsable du traitement désigne l’entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement des Données à caractère personnel (le « Responsable du Traitement »).

Il s’agit de Covivio S.A. dont le siège social est situé 18, Avenue François Mitterrand, 57 000 Metz (France), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de METZ sous le n°R.C.S METZ B364800060 conjointement avec ses filiales contrôlées au sens de l’article L.233-3 du Code de Commerce, dont les sociétés et Covivio Hotels, ci-après désignées « Covivio » ou « Groupe Covivio ».

Politique de traitement des données à caractère personnel du Groupe Covivio

1. Pourquoi traitons-nous vos Données à caractère personnel ?

Les finalités des traitements de vos Données dépendent de la relation que vous entretenez avec Covivio.

Leur base légale peut-être :

• votre consentement, notamment en votre qualité de prospect ou de contact au sens large du Groupe Covivio ;
• l’exécution d’un contrat qui vous lie à Covivio, c’est notamment le cas si vous êtes locataire, client, fournisseur ou contrepartie à toute autre transaction engagée par Covivio ;
• le respect de nos obligations légales ou réglementaires, notamment pour touteconvocation des actionnaires des sociétés émettrices de notre Groupe aux Assemblée Générales, pour toute autre obligation leur incombant en tant que sociétés cotées, pour toute diligence que nous devons réaliser dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ;
• notre intérêt légitime, notamment dans le cadre de la protection de nos locaux et de leurs occupants (vidéosurveillance).

2. Quelles Données à caractère personnel traitons-nous ?

A- Vous avez un lien contractuel avec une société du Groupe Covivio

Nous nous employons à vous informer « au fil de l’eau » ainsi que dans le cadre des contrats visant ou impliquant le traitement de vos Données à caractère personnels, de la nature exacte de ces données ainsi que de vos droits y afférents. Généralement, ces données ont été recueillies auprès de vous directement.

Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à contacter notre DPO à l’adresse suivante : dpo@covivio.fr.

B- Vous êtes un contact au sens large du Groupe Covivio

Les Données que nous traitons sont destinées essentiellement à vous transmettre des informations relatives à Covivio et à ses filiales, à gérer la relation que nous entretenons avec vous, à vous convier à des événements, enquêtes de satisfactions ou jeux concours.

Il peut s’agir notamment de :

• vos noms (de naissance ou d’usage) et prénoms ;
• votre employeur ;
• le cas échéant, votre secteur professionnel ;
• vos coordonnées (adresses email et postale, numéro de téléphone).

Vous pouvez à tout moment demander à de plus figurer dans nos mail lists (grâce à des espaces dédiés dans ces dernières ou en contactant notre DPO à dpo@covivio.fr).

Si aucun autre lien ne vous lie à Covivio, nous supprimerons définitivement vos Données de nos bases.

Information spécifique concernant le CRM mis en place par Covivio :

Afin de faciliter la gestion de ses contacts, Covivio a mis en place un outil de gestion dit « CRM » (Client Relationship Management).

En tant que « contact » interne ou externe au sens large de notre Groupe (Covivio SA et ses filiales à l’étranger et en France, dont les sociétés et Covivio Hotels, nous traitons vos Données à caractère personnel au sein d’un logiciel développé par Sales Force agissant en qualité de sous-traitant de vos données personnelles.

Ce traitement reposant sur votre consentement, vous pouvez à tout moment demander à ce que les Données figurant dans cet outil soient anonymisées (dpo@covivio.fr).

Les Données à caractère personnel que pouvons être amenés à traiter sont les suivantes :

Il s’agit de vos :

• nom(s) et prénom(s) ;
• qualité civile ;
• adresse professionnelle et/ou personnelle ;
• téléphone professionnel et/ou personnel ;
• email professionnel et/ou personnel ;
• fonction ;
• catégorie de fonction ;
• secteur d’activité ;
• type de relation que vous entretenez avec Covivio (client, locataire, fournisseur, administrateur, actionnaire, prospect, collaborateur, autre…) ou de celle de votre entreprise ;
• vos souhaits d’invitation à des événements organisés par Covivio ;
• les données relatives aux rendez-vous que vous avez tenus avec nos collaborateurs ;
• votre éventuelle appartenance à une association ou autre cercle professionnel et toute information à caractère strictement professionnel concernant la relation que vous entretenez avec notre Groupe.

Généralement ces Données ont été collectées auprès de vous directement ou sont des informations publiques.

Vos données à caractère personnel sont traitées :

en vue d’assurer une communication efficace et ciblée entre les collaborateurs du Groupe Covivio d’une part et vous ou votre entreprise d’autre part ;

• d’optimiser la gestion des contacts du groupe au sein de nos équipes

Ces Données sont à l’usage exclusif du Groupe Covivio.

Les destinataires en sont :

les collaborateurs habilités de Covivio et de ses filiales en France et à l’étranger (le Groupe Covivio) ;

• le cas échéant, certains collaborateurs habilités de la société Sales Force, agissant en qualité de sous-traitant des Données pour le compte de Covivio.

Vos données peuvent être amenées à être transférées en dehors de l’Union européenne selon des modalités conformes à la réglementation en vigueur (mise en place de garanties appropriées notamment des Biding Corporate Rules (BCR) et des Clauses Contractuelles Types (CCT)) .

Elles ne font en aucun cas l’objet de transactions commerciales avec des tiers.

Politique de conservation de vos Données à caractère personnel dans le CRM :

nous anonymisons, au sein de notre outil, vos Données dans un délai maximum de quinze (15) jours suivant votre demande ;

• nous effectuons des campagnes annuelles de fiabilisation de vos Données.

C- Vous êtes un actionnaire d’une société du Groupe Covivio (ou représentez un actionnaire)

En tant qu’émetteur, nous sommes amenés à collecter certaines Données à caractère personnel de nos actionnaires individuels (personnes physiques ou représentants des personnes morales).

Nous traitons vos Données en vue :

• de vous transmettre l’ensemble de la documentation à laquelle vous – ou la société que vous représentez – avez droit ou sollicitez en votre qualité d’actionnaire ;
• de satisfaire à nos obligations légales et réglementaires ;
• d’effectuer un suivi de la composition de notre actionnariat.

Ces Données sont constituées de :

• vos nom(s) (de naissance ou d’usage) et prénom(s) ;
• date et lieu de naissance ;
• numéro de téléphone professionnel et/ou personnel ;
• adresse postale professionnelle et/ou personnelle ;
• adresse électronique professionnelle et/ou personnelle ;
• pays de résidence ;
• votre participation au capital de Covivio (nombre de titres, régime de propriété, existence éventuelle d’un nantissement ou de tout autre garantie, date d’ouverture du compte actionnaire, numéros d’identification internes…) ;
• le cas échéant, votre qualité de collaborateur du Groupe et l’entité qui vous emploie.

3. Qui sont les destinataires de vos Données à caractère personnel ?

Il s’agit :

• du personnel habilité du Groupe Covivio qui a besoin d’avoir accès à vos Données dans le cadre de ses missions et qui est autorisé à les traiter pour les finalités susmentionnées ;
• de prestataires dûment habilités notamment:
• des prestataires de services intervenant dans le cadre de la gestion de notre relation avec vous, à des fins notamment de communication et de transmission de documents
• des prestataires en charge de l’analyse de notre actionnariat et de la gestion de campagnes de sollicitation de votes dans le cadre de nos Assemblées Générales

Covivio s’assure qu’ils présentent une politique de sécurité et de confidentialité conformes à la réglementation, y compris les lois et réglementations de l’Union Européenne, de l’Espace Economique Européen et de leurs états membres, applicables au traitement des Données à caractère personnels.

Vos données peuvent être amenées à être transférées en dehors de l’Union européenne selon des modalités conformes à la réglementation en vigueur (mise en place de garanties appropriées notamment des Biding Corporate Rules (BCR) et des Clauses Contractuelles Types (CCT)) ;

• le cas échéant et à leur demande, d’autorités administratives ou judiciaires compétentes.

En aucun cas vos Données à caractère personnel ne font l’objet de transactions commerciales avec des tiers.

4. Quelles en sont les durées de conservation ?

Vos Données à caractère personnel ne seront pas conservées sous une forme permettant votre identification au-delà de la durée nécessaire au vu des finalités pour lesquelles elles sont traitées et du respect de nos obligations contractuelles, légales et réglementaires. Pour toute information, nous vous invitons à contacter notre DPO (dpo@covivio.fr).

5. Quels sont vos droits ?

Dans les conditions encadrées par la réglementation relative à la protection des Données à caractère personnel et notamment le RGPD, vous pouvez à tout moment demander un complément d’informations sur le traitement de vos Données à caractère personnel.

Vous disposez :

• d’un droit d’accès à vos Données afin de connaître les Données que nous traitons vous concernant ;
• d’un droit de rectification afin notamment de corriger toute inexactitude ou Données incomplètes ;
• du droit de demander la portabilité de celles-ci afin de les recevoir dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de nous demander de les transmettre directement à un tiers de votre choix lorsque cela est juridiquement et techniquement possible ;
• du droit de demander l’effacement des Données vous concernant ou une limitation de leur traitement lorsqu’un motif justifie que nous suspendions temporairement le traitement de celles-ci ;
• du droit de vous opposer au traitement de ces Données en raison d’un motif légitime tant à votre situation particulière.
• lorsque le traitement a pour base légale votre consentement, vous disposez du droit de le retirer à tout moment.
• du droit de faire connaître vos instructions concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos Données après votre décès ;
• vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Pour toute demande, nous vous invitons à vous adresser au DPO à l’adresse suivante : dpo@covivio.fr.

Si vous exercez l’un desdits droits, en cas de doute le Covivio pourra vous demander un certain nombre d’informations afin de traiter votre demande et de vous protéger contre toute demande frauduleuse émanant de tiers.

6. Assurer la sécurité de vos données, c’est important pour nous

Covivio s’emploie à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la sécurité de vos Données en vue de se prémunir contre toute manipulation intentionnelle ou involontaire, perte, destruction ou accès non autorisé.

Nous faisons notamment de la prévention des cybermenaces l’une de nos priorités. Les collaborateurs du Groupe Covivio font l’objet d’autorisations d’accès à vos données strictement encadrées et différenciées en fonction de leurs attributions et sont liés par des clauses de confidentialité, tout comme nos sous-traitants et prestataires externes.

7. Évolution de notre politique en matière de traitement

La présente politique reflète nos standards actuels, qui peuvent faire l’objet de modifications.

Tout changement prendra effet à compter de la publication de la dernière version mise à jour de la présente politique.

B. Politique Spécifique – Cookies

Les informations ci-après sont destinées à vous présenter les modalités précises de traitement de vos données à caractère personnel qui sont collectées sur le site Internet www.covivio-hotels.fr (ci-après le « Site »).

Aucune Donnée à caractère personnel, en dehors de certains cookies, n’est recueillie via le Site. Les informations relatives aux dépôts des cookies sont présentées ci-après.

Covivio Hotels s’engage à ce que la collecte et le traitement de vos données, effectués à partir du Site soient conformes au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

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